Entre el distanciamiento social y los pedidos de Covid-19 que se quedan en casa, las empresas están recurriendo a los servicios de videoconferencia para llegar a los negocios. Si bien estos servicios lo ayudan a conectarse, también plantean nuevos riesgos de privacidad y seguridad de datos. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta antes de organizar o unirse a una videoconferencia en línea:
- Tome medidas para asegurarse de que solo los participantes invitados puedan unirse a su reunión. La gente puede llamarlo "Zoombombing", pero es una consideración en todo tipo de plataformas: personas no invitadas que aparecen en videoconferencias. ¿Qué puede hacer su empresa para reducir el riesgo? Algunos servicios permiten que los hosts proteggan una reunión. Otros limitan el acceso al proporcionar números de identificación únicos para cada reunión o para cada participante. Es posible que estas características no se habiliten de forma predeterminada, así que mire cuidadosamente qué configuraciones están disponibles. Si aloja reuniones recurrentes, la mayoría de los servicios le permiten crear nuevas contraseñas o números de identificación para cada reunión. Ese método es más seguro que reutilizar las credenciales antiguas, así que establezca eso como la política para sus empleados.
- Aproveche otras herramientas para limitar el acceso a las reuniones. Los servicios de conferencia pueden dar al anfitrión la opción de bloquear la reunión una vez que los participantes esperados hayan llegado, evitando que otros se unan. Para el mayor nivel de control, los hosts pueden habilitar la configuración que les permita aprobar que cada participante intente unirse. También puede tener la capacidad de eliminar a los usuarios individuales de la reunión si surge la necesidad.
- Cuando se une a una reunión, su cámara de video y micrófono pueden estar encendidos de forma predeterminada. Tenga en cuenta que los participantes pueden verlo y escucharlo tan pronto como se unan a una reunión. Si no desea compartir sonido o video, la mayoría de los servicios le permiten silenciarlo o apagar su cámara. Es posible que pueda ajustar la configuración predeterminada para que sus preferencias se almacenen para la próxima reunión o, dependiendo del servicio, es posible que deba ajustar su configuración al comienzo de cada llamada.
- Verifique si su videoconferencia está siendo grabada. Muchos servicios permiten al anfitrión registrar la reunión para referencia futura. El servicio debe mostrar algún indicador que se está registrando, por ejemplo, un círculo rojo brillante o la palabra "grabación". Pero recuerde que se puede registrar una reunión incluso si estos indicadores no aparecen. Hemos escuchado informes de video conferencias que se han compartido en línea sin el conocimiento de los participantes. La estrategia más segura es asumir que puede ser grabado y, si es posible, evite compartir información privada a través de Video Conference,
- Tenga cuidado antes de compartir su pantalla. La mayoría de los servicios tienen funciones para permitirle compartir con el grupo lo que está en su pantalla, por ejemplo, un espectáculo de diapositivas. Pero antes de compartir su pantalla, asegúrese de no tener documentos abiertos, ventanas del navegador u otras cosas en su pantalla que no tenga la intención de que otros lo vean. Algunos servicios tienen opciones que permiten al host desactivar el intercambio de pantalla o limitar su uso al host.
- No abra invitaciones inesperadas de videoconferencia ni haga clic en enlaces. Con el aumento de la videoconferencia, los actores maliciosos están enviando correos electrónicos que imitan las invitaciones de reuniones u otras comunicaciones de los servicios de conferencias. Para agregar autenticidad, pueden copiar el logotipo y el aspecto de los nombres familiares en el negocio. Pero en lugar de llevarlo a una conferencia, esos enlaces pueden contener virus o instalar malware en su computadora. La práctica más segura es decirle a su personal o a sus clientes con anticipación que tiene una teleconferencia planeada por un tiempo determinado y que deben esperar una invitación con su nombre. Si reciben una invitación que no esperaban, dígales que no la abran y definitivamente no hagan clic en ningún enlace. Otro consejo para ayudar a frustrar los impostores de la videoconferencia: si el servicio que está utilizando requiere que descargue una aplicación o aplicación de escritorio, asegúrese de descargarlo directamente desde el sitio web del servicio o la tienda de aplicaciones de una plataforma.
- Si la confidencialidad es crucial, la videoconferencia puede no ser la mejor opción. Ningún servicio de conferencia puede garantizar la seguridad de su información, así que considere alternativas si necesita hablar sobre temas particularmente sensibles. Evalúe si un servicio empresarial proporcionaría una mayor seguridad para su empresa y clientes, en lugar de servicios gratuitos disponibles para el público en general. Si está conferencias de forma remota con un proveedor de atención médica, pregunte sobre los servicios dedicados de conferencia de telesalud que puede incluir más salvaguardas para mantener la información privada.
- Antes de utilizar un servicio de conferencia, revise las disposiciones clave en la política de privacidad del servicio para comprender cómo se manejará su información. ¿Qué información recopila el servicio de conferencias sobre usted? ¿La política de privacidad limita a la empresa a utilizar su información para fines distintos a su servicio de conferencia? Finalmente, ¿el servicio de conferencia comparte su información con anunciantes u otros terceros?
- Actualice su software de videoconferencia. A medida que surgen problemas de seguridad, muchas compañías de videoconferencia están actualizando su software con parches y soluciones. Por eso es importante que su negocio use la versión mejorada. Por supuesto, solo acepte actualizaciones directamente del sitio web del servicio.
- Establezca prácticas de videoconferencia preferidas en su negocio. Sus empleados están haciendo todo lo posible para mantener la productividad durante un momento difícil. Pero un empleado de bien intencionado puede poner en riesgo los datos confidenciales al habilitar los servicios de videoconferencia que no cumplan con los estándares de privacidad o seguridad de su empresa o que podrían ser malware. Comparta estos diez consejos con su equipo, establezca DOS y No se debe hacer de la videoconferencia de toda la empresa, y enfatice la necesidad de seleccionar las opciones más seguras al alojar o unir videoconferencias.
