Hay un recurso escaso que casi todos desean tener más de: tiempo. Siempre parece que hay más cosas que hacer que las horas del día. Muchas formas de exprimir más productividad de su jornada laboral pueden dejarlo sintiéndose quemado. Pero hay formas de recortar el tiempo dedicado a muchos aspectos de la vida que lo dejarán con al menos un poco más de margen de maniobra.
Aquí hay algunas estrategias:
Crear una guía para reducir las interrupciones
Si a menudo pierde horas respondiendo a correos electrónicos y mensajes flojos que hacen diferentes versiones de las mismas preguntas, cree un documento de preguntas frecuentes con las respuestas todo en un solo lugar. Si desea llevarlo un paso más allá, puede seguir el ejemplo de la ex vicepresidenta de Google y directora de corral de Stripe Claire Hughes-Johnson, quien creó una guía de "trabajar con Claire".
Básicamente es un manual de referencia para instruir a las personas con las que trabajas. Compañía rápida La escritora Stephanie Vozza explica: “En su guía, Hughes-Johnson establece expectativas, como cómo compartir información con ella y la cantidad de tiempo que necesita para enviar una respuesta. También incluye sus preferencias, estilos y enfoques, así como fuentes alternativas de ayuda cuando los empleados están en un apuro y no pueden avanzar ".
Recorte todas sus reuniones por al menos 10 minutos
Sí, muchas personas piensan que todas las reuniones son una pérdida de tiempo. Y aunque algunas compañías han adoptado el enfoque extremo de eliminar todas las reuniones recurrentes, muchas reuniones son necesarias y ayudan a construir y mantener relaciones.
Sin embargo, muy pocos de nosotros prestamos atención por completo durante toda la duración de una reunión, especialmente reuniones remotas. De hecho, Livecareer descubrió que el 9% de las personas comienzan a perder el enfoque en menos de 10 minutos en una reunión, mientras que el 43% dijo que duraron de 20 a 30 minutos. Solo el 4% de las personas dijeron que se mantuvieron enfocados durante una hora o más.
Sabiendo que la atención (y, por lo tanto, la utilidad) cae después de 20 minutos, recorte las reuniones sobre las que tiene control. Las reuniones de media hora se convierten en 20 minutos, las reuniones de una hora se convierten en 40 minutos, y al final de la semana ha recuperado varias horas.
Hazlo ahora o delegarlo
Las listas de tareas pendientes son una gran herramienta de productividad y organización, pero todos perdemos mucho tiempo y luego volvemos a tareas pequeñas que terminan comiendo más tiempo del que valen.
Vladislav Podolyako, fundador y CEO de Folderly, utiliza lo que él llama el principio de "toque una vez" (tio). Así es como funciona para él: “Si puedo hacer una tarea en 10 minutos o menos, lo hago de inmediato. Si no, lo delego a otra persona o lo dejo a un lado durante al menos una semana ".
Podolyako utiliza correos electrónicos como un ejemplo perfecto, explicando que muchos de los correos electrónicos que recibe requieren decisiones rápidas. “Si solo soy BCC-ed, generalmente mi acción no es ninguna acción en absoluto. Si conozco a alguien que conoce mejor una respuesta, reenvo (el) correo electrónico ". Agrega que ahorra tiempo al enfocarse en "ser útil en lugar de elaborar un correo electrónico hermoso pero inútil".
